Heizkostenabrechnung selbst erstellen – einfach, nach Heizkostenverordnung
Viele Vermieter geben die Heizkostenabrechnung an einen Messdienstleister ab. Das ist bequem, kostet aber jedes Jahr Geld. Liegen Ihnen die Brennstoffkosten und die Ablesewerte vor, können Sie die Heizkostenabrechnung auch selbst erstellen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie dafür brauchen, wie die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) die Verteilung regelt und wie Sie die Abrechnung mit MeineHausabrechnung im Browser erstellen – zusammen mit der übrigen Nebenkostenabrechnung.
Heizkostenabrechnung selbst erstellen: Das brauchen Sie
Bevor Sie beginnen, sollten Sie diese Unterlagen bereitlegen:
- Brennstoffkosten: Rechnungen für Öl, Gas, Pellets oder Fernwärme sowie, bei Öl oder Pellets, den Anfangs- und Endbestand.
- Weitere Heizungskosten: zum Beispiel Betriebsstrom der Heizung, Wartung, Schornsteinfeger, Miete der Messgeräte und Kosten der Ablesung.
- Ablesewerte: die Stände der Wärmemengenzähler bzw. Heizkostenverteiler und der Warmwasserzähler für jede Wohnung, zu Beginn und am Ende des Abrechnungszeitraums. MeineHausabrechnung verarbeitet Wärmemengenzähler, Heizkostenverteiler mit Bewertungsfaktor sowie Wasser- und Stromzähler.
- Flächen: die Wohnflächen (oder der umbaute Raum) für den Grundkostenanteil.
- Vorauszahlungen Ihrer Mieter.
Wichtig: Selbst abrechnen heißt nicht, ohne Messgeräte abzurechnen. Die HeizkostenV verlangt grundsätzlich, dass der Verbrauch jeder Wohnung erfasst wird. Wer die Zähler abliest und wem sie gehören, regeln Sie selbst oder mit Ihrem bisherigen Dienstleister. Prüfen Sie vor einem Wechsel die Laufzeit bestehender Miet- oder Ableseverträge.
Grundkosten und Verbrauchskosten: die 50–70-%-Regel nach § 7 HeizkostenV
Die Kosten der Heizung werden in zwei Teile aufgeteilt:
- Verbrauchskosten: mindestens 50 % und höchstens 70 % werden nach dem erfassten Wärmeverbrauch der einzelnen Wohnung verteilt.
- Grundkosten: der übrige Anteil wird nach der Wohnfläche oder dem umbauten Raum verteilt.
In bestimmten Gebäuden ist ein Verbrauchsanteil von 70 % vorgeschrieben, etwa bei älteren, nicht nach der Wärmeschutzverordnung von 1994 gedämmten Häusern mit Öl- oder Gasheizung, wenn die freiliegenden Leitungen überwiegend gedämmt sind. Welcher Anteil für Ihr Haus gilt und was im Mietvertrag vereinbart ist, sollten Sie vor der Abrechnung klären.
Ein Verbrauchsanteil über 70 % ist nur mit einer entsprechenden Vereinbarung zulässig. MeineHausabrechnung weist Sie darauf hin, wenn Sie einen höheren Anteil einstellen, damit Sie prüfen können, ob eine dokumentierte Vereinbarung vorliegt.
Warmwasser richtig abrechnen
Für Warmwasser gilt nach § 8 HeizkostenV dieselbe Regel: mindestens 50 % und höchstens 70 % nach Verbrauch, der Rest nach Fläche. Wird das Wasser über die Heizungsanlage erwärmt, müssen die Gesamtkosten zuerst auf Heizung und Warmwasser aufgeteilt werden (§ 9 HeizkostenV). Dafür wird die Wärmemenge für das Warmwasser in der Regel mit einem Wärmezähler gemessen. Nur in Ausnahmefällen darf sie mit einer Formel berechnet werden.
MeineHausabrechnung unterstützt beide Wege: die Aufteilung nach gemessener Wärmemenge, mit einem geprüften Anteil oder mit der Ersatzformel nach Warmwasservolumen oder Wohnfläche. Bei Brennwertkesseln wird dabei der Faktor 1,11 berücksichtigt, bei Wärmelieferung (zum Beispiel Fernwärme) die Teilung durch 1,15. Welcher Weg für Ihr Haus zulässig ist, hängt von der vorhandenen Messausstattung ab.
In MeineHausabrechnung erfassen Sie Heizung und Warmwasser in Schritt 6 des Assistenten.
CO₂-Kosten zwischen Vermieter und Mieter aufteilen
Seit dem 1. Januar 2023 werden die CO₂-Kosten für Heizung und Warmwasser bei Wohngebäuden nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) zwischen Vermieter und Mieter geteilt. Maßgeblich ist ein Stufenmodell mit zehn Stufen: Je höher der CO₂-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter, desto größer der Anteil des Vermieters, von 0 % bis 95 %. Die nötigen Angaben finden Sie in der Regel auf der Brennstoff- oder Fernwärmerechnung. Das Ergebnis gehört in die Heizkostenabrechnung.
In MeineHausabrechnung ist die CO₂-Kostenaufteilung ein eigener Schritt innerhalb der Heizkostenabrechnung. Die App teilt die CO₂-Kosten nach der gesetzlichen Regelung zwischen Ihnen und Ihren Mietern auf. Die Angaben aus der Rechnung prüfen Sie dabei selbst.
Messdienstleister oder selbst abrechnen?
Ein Messdienstleister liest ab, rechnet und verschickt die Abrechnung. Dafür fallen jedes Jahr Kosten für Ablesung und Abrechnung an, oft zusätzlich die Miete der Geräte. Die genauen Beträge hängen vom Anbieter und vom Haus ab.
Wenn Sie selbst abrechnen, behalten Sie die Kosten und den Zeitpunkt in der Hand. Bei MeineHausabrechnung ist die Heiz- und Warmwasserabrechnung immer im Preis enthalten:
- 19 € je Objekt und Abrechnungsjahr inklusive 2 Wohneinheiten, inkl. MwSt.
- jede weitere Wohneinheit 5 €, höchstens 119 € je Objekt
- kein Abo, bezahlt wird erst die fertige PDF
Sonderfälle
Mieterwechsel: Zieht ein Mieter während des Jahres aus, werden die Verbrauchskosten möglichst nach einer Zwischenablesung aufgeteilt. Gibt es keine Zwischenablesung, wird in der Regel nach Gradtagzahlen, bei Warmwasser zeitanteilig verteilt (§ 9b HeizkostenV). MeineHausabrechnung unterstützt die Aufteilung nach dem Gradtagverfahren.
Leerstand: Für eine leere Wohnung trägt der Vermieter die Grundkosten und den angefallenen Verbrauch. In MeineHausabrechnung erfassen Sie Leerstand, der Anteil wird dem Eigentümer zugeordnet.
Zweifamilienhaus mit Vermieter: Wohnen Sie selbst in einem Haus mit höchstens zwei Wohnungen, dürfen Sie mit Ihrem Mieter etwas anderes vereinbaren als die HeizkostenV vorsieht, zum Beispiel eine Pauschale (§ 2 HeizkostenV). Ohne solche Vereinbarung gilt die Verordnung.
Wohnungen mit eigener Heizung: Heizt jede Wohnung selbst, etwa mit einer eigenen Gastherme, gibt es keine gemeinsame Heizkostenabrechnung. In MeineHausabrechnung überspringen Sie dann Schritt 6, der Preis bleibt gleich.
Heizkostenabrechnung in MeineHausabrechnung
Die Heizkostenabrechnung ist Teil des Assistenten mit sieben Schritten:
- Schritt 5 – Zähler & Ablesungen: Sie erfassen die Zählerstände jeder Wohnung.
- Schritt 6 – Heizung & Warmwasser: Sie tragen die Heizungskosten ein, legen die Verteilung fest und teilen in einem eigenen Schritt die CO₂-Kosten zwischen Vermieter und Mietern auf. Liegt der Verbrauchsanteil über 70 %, erhalten Sie einen Prüfhinweis.
- Schritt 7 – Prüfen & Freigeben: Sie prüfen die Vorschau und erhalten für jeden Mieter eine PDF mit Nebenkosten, Heizung und Warmwasser.
Belege wie Brennstoff- oder Fernwärmerechnungen laden Sie hoch: PDF-Belege werden automatisch ausgelesen, gescannte Belege erkennt die App auf Knopfdruck. Den erkannten Text prüfen Sie vor der Übernahme. Die App läuft im Browser, ohne Installation, die Verbindung ist per SSL verschlüsselt.
Häufige Fragen
Darf ich als Vermieter die Heizkostenabrechnung selbst erstellen?
Ja. Die HeizkostenV schreibt nicht vor, wer abrechnet, sondern wie: Der Verbrauch muss erfasst und die Kosten müssen nach den Regeln der Verordnung verteilt werden. Für die Richtigkeit bleiben Sie als Vermieter verantwortlich.
Wie werden Heizkosten nach Heizkostenverordnung verteilt?
50 bis 70 % der Kosten nach dem erfassten Verbrauch, der Rest nach Wohnfläche oder umbautem Raum. Für Warmwasser gilt dieselbe Spanne.
Was kostet eine Heizkostenabrechnung beim Messdienst im Vergleich zur Software?
Beim Messdienst hängen die Kosten von Anbieter, Geräten und Ablesung ab und fallen jedes Jahr an. Bei MeineHausabrechnung ist die Heizkostenabrechnung im Preis von 19 € je Objekt und Jahr (inkl. 2 Wohneinheiten, höchstens 119 €) enthalten. Die Kosten für Messgeräte und Ablesung, die Sie weiterhin haben, sind darin nicht enthalten.
Was passiert, wenn nicht nach Verbrauch abgerechnet wird?
Dann darf der Mieter seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV).
Muss ich auch abrechnen, wenn ich im Zweifamilienhaus selbst wohne?
Grundsätzlich gilt die HeizkostenV auch hier. Sie dürfen mit Ihrem Mieter aber eine abweichende Regelung vereinbaren (§ 2 HeizkostenV). Ohne Vereinbarung rechnen Sie nach Verbrauch ab.
Ist die Heizkostenabrechnung bei MeineHausabrechnung extra zu bezahlen?
Nein. Heizung und Warmwasser sind immer im Preis enthalten, ebenso die Aufteilung der CO₂-Kosten.
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