Nebenkostenabrechnung erstellen – Schritt für Schritt zur fertigen Abrechnung

Nebenkostenabrechnung erstellen: So gehen Sie vor

MeineHausabrechnung ist eine Web-App. Sie arbeiten direkt im Browser auf PC, Tablet oder Handy, eine Installation ist nicht nötig. Ein Assistent führt Sie in sieben Schritten durch die Abrechnung:

1. Haus & Zeitraum Sie legen das Objekt an und wählen den Abrechnungszeitraum.
2. Wohnungen Sie erfassen die Wohneinheiten mit den Angaben, die Sie für die Verteilung brauchen, zum Beispiel die Wohnfläche.
3. Mieter & Bewohner Sie ordnen jeder Wohnung die Mieter und Bewohner zu, auch bei einem Mieterwechsel während des Jahres. Zeiten ohne Mieter erfassen Sie als Leerstand.
4. Nebenkosten mit Umlageschlüssel Sie tragen die Kostenarten mit ihren Gesamtbeträgen ein und wählen für jede Kostenart den passenden Umlageschlüssel. Belege laden Sie einfach hoch: PDF-Belege werden automatisch ausgelesen, gescannte Belege erkennt die App auf Knopfdruck. Den erkannten Text prüfen Sie, bevor Sie ihn übernehmen. So müssen Sie weniger abtippen.
5. Zähler & Ablesungen Sie erfassen die Stände von Wasser- und Stromzählern, Wärmemengenzählern und Heizkostenverteilern.
6. Heizung & Warmwasser Hier entsteht die Heiz- und Warmwasserabrechnung. Heizt jede Wohnung selbst, überspringen Sie diesen Schritt.
7. Prüfen & Freigeben Sie sehen sich die Vorschau an, prüfen die Ergebnisse und geben die Abrechnung frei. Danach erhalten Sie für jeden Mieter eine eigene PDF.

Erfassen, Rechnen und die Vorschau sind kostenlos. Bezahlt wird erst, wenn Sie die fertige PDF bestellen.

Was muss in eine Nebenkostenabrechnung?

Eine Betriebskostenabrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gehören mindestens diese Angaben hinein:

• Abrechnungszeitraum: in der Regel zwölf Monate, zum Beispiel das Kalenderjahr.
• Gesamtkosten je Kostenart für das ganze Haus.
• Verteilerschlüssel: nach welchem Maßstab die Kosten verteilt werden, zum Beispiel nach Fläche.
• Anteil des Mieters: die Berechnung, welcher Betrag auf die Wohnung entfällt.
• Vorauszahlungen: die geleisteten Abschläge des Mieters, die abgezogen werden.

Am Ende steht ein Guthaben oder eine Nachzahlung. MeineHausabrechnung baut die PDF nach diesem Aufbau auf. Für die Richtigkeit der eingegebenen Daten und die Abrechnung gegenüber Ihren Mietern bleiben Sie als Vermieter verantwortlich.

Welche Kosten Sie umlegen dürfen

Welche Kosten als Betriebskosten gelten, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). § 2 BetrKV nennt die einzelnen Kostenarten, darunter Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hauswart, Gemeinschaftsantenne oder Kabel sowie sonstige Betriebskosten.

Wichtig: Umlegen dürfen Sie nur, was im Mietvertrag vereinbart ist. Verwaltungskosten sowie Kosten für Instandhaltung und Reparaturen sind keine Betriebskosten und gehören nicht in die Abrechnung.

Verteilerschlüssel richtig wählen: Fläche, Personen, Einheiten, Verbrauch

Der Verteilerschlüssel legt fest, wie die Gesamtkosten auf die Wohnungen aufgeteilt werden. Üblich sind:

• Wohnfläche: der häufigste Maßstab, etwa für Grundsteuer oder Versicherungen. Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, wird nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt (§ 556a BGB).
• Personen: zum Beispiel für Müll oder Wasser, wenn es keine Wohnungszähler gibt.
• Wohneinheiten: gleiche Anteile je Wohnung, etwa für Kabelanschlüsse.
• Verbrauch: wenn Zähler vorhanden sind. Kosten, die nach erfasstem Verbrauch entstehen, sind nach Verbrauch zu verteilen. Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung einen Verbrauchsanteil vor.

In Schritt 4 wählen Sie für jede Kostenart ihren Umlageschlüssel. Achten Sie darauf, dass er zu Ihrem Mietvertrag passt.

Ziehen Mieter während des Jahres ein oder aus, müssen die Kosten zeitanteilig auf alten und neuen Mieter verteilt werden. Steht eine Wohnung leer, trägt in der Regel der Vermieter den Anteil für diese Zeit. MeineHausabrechnung verteilt die Kosten taggenau nach den Tagen im Abrechnungszeitraum. Der Anteil für Leerstand wird automatisch dem Eigentümer zugeordnet.

Fristen: 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Kalenderjahr 2025 ist das also der 31.12.2026. Kommt die Abrechnung später, können Sie in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben müssen Sie dem Mieter trotzdem auszahlen.

Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben.

Selbst erstellen, erstellen lassen oder Software?

Sie haben drei Möglichkeiten:

¹ Quelle: Wegora, ² Quelle: Nebenklar, Angaben Dritter laut Preisseite, abgerufen am 23.10.2026. Im Einzelfall können die Kosten abweichen.

Mit Excel oder einer kostenlosen Vorlage sparen Sie Geld, rechnen aber jede Formel selbst und haben keine Prüfung. Eine Software übernimmt die Rechenwege und erstellt für jeden Mieter eine einheitliche PDF. Die Daten geben Sie trotzdem selbst ein und behalten den Überblick.

Preise & Einführungsangebot

• 19 € je Objekt und Abrechnungsjahr, inklusive 2 Wohneinheiten, inkl. MwSt.
• Jede weitere Wohneinheit 5 €, höchstens 119 € je Objekt.
• Beispiele: 6 Wohneinheiten 39 €, 10 Wohneinheiten 59 €.
• Im Folgejahr 20 % günstiger, wenn Sie dasselbe Objekt wieder mit MeineHausabrechnung abrechnen.
• Einführungsangebot: 30 % Rabatt auf alle Abrechnungen für das Jahr 2025, die Sie bis zum 31.12.2026 bestellen.
• Kein Abo, keine Laufzeit, keine Kündigung.

Bezahlt wird bei Bestellung der fertigen PDF über Mollie, per Karte, Apple Pay, Google Pay, PayPal oder Überweisung.

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